Suggerimenti per ottimizzare le detrazioni fiscali di viaggio d'affari

Bisogno di sapere quali spese di viaggio d'affari i viaggiatori possono legittimamente essere detratti su una dichiarazione dei redditi Purtroppo, la risposta non è sempre semplice. Le detrazioni fiscali relative ai viaggi possono essere difficili da capire. Dipende davvero dalle circostanze individuali del viaggiatore d'affari.

Politiche di viaggio aziendali, località di viaggio, regolamenti e procedure di viaggio IRS, viaggio notturno vs. viaggio di un giorno, viaggio all'estero o nazionale e adeguatezza della tenuta dei registri sono tutti fattori che devono essere considerati al momento di decidere cosa dovrebbe essere detratto dalla tassa ritorno.

Perché le detrazioni fiscali per i viaggi non sono così semplici

L'IRS continua a esaminare attentamente le detrazioni per i viaggi d'affari. Insieme al Congresso, l'IRS ha generato un complesso insieme di leggi, regole, regolamenti, procedure e politiche per i viaggi d'affari progettati per frenare alcuni degli abusi percepiti. Tuttavia, questo ha aggiunto una notevole complessità al processo.

Sfortunatamente, con le complessità aggiunte, ora il pendolo ha oscillato dall'altra parte. Oggi, i viaggiatori d'affari rimborsati e non rimborsati possono facilmente e erroneamente presumere di non avere il diritto di viaggiare detrazioni quando, in effetti, potrebbero esserlo. Inoltre, i viaggiatori d'affari tendono a basarsi sulle proprie definizioni di buonsenso delle spese di viaggio d'affari che possono o meno essere influenzate dalle politiche di viaggio della propria azienda. Tuttavia, l'IRS definisce le spese di viaggio d'affari in modo più ampio sia del buon senso sia di molte politiche aziendali.

Tuttavia, sostenendo tutte le spese di viaggio d'affari dell'IRS che un viaggiatore d'affari ha diritto a richiedere il passaggio attraverso un labirinto di requisiti di tenuta dei registri in cui, in alcuni casi, le ricevute potrebbero non essere affatto richieste e, in altri casi, le ricevute potrebbero non essere abbastanza! L'IRS non ha semplicemente frenato gli abusi percepiti nel settore dei viaggi d'affari, ma ha reso difficile, se non impossibile, per il viaggiatore d'affari medio reclamare con sicurezza tutte le sue legittime detrazioni di viaggio.

Monitoraggio delle spese di viaggio

Come sanno tutti i viaggiatori d'affari. le spese sulla strada possono sommarsi. Ecco perché ora sono disponibili numerosi servizi di tracciamento delle spese online per i viaggiatori d'affari. Molti di questi servizi vengono utilizzati per implementare piani aziendali di rimborso dei viaggi, generare report di fatturazione del cliente o semplicemente per tracciare le spese di viaggio di base e molti di essi offrono app che consentono ora di acquisire le ricevute con il telefono.

Sebbene questi servizi svolgano bene le funzioni previste, non sono progettati per tracciare e riportare importi effettivamente deducibili dal viaggiatore d'affari sulla sua dichiarazione dei redditi. Tuttavia, questi servizi possono essere utilizzati come buon punto di partenza per 1) generare somme di spese di viaggio effettivamente deducibili sulla propria dichiarazione dei redditi e 2) soddisfare un labirinto di norme IRS e tribunale fiscale che stabiliscono "l'onere della prova" richiesto per richiedere tali deduzioni. Molti report di fine anno di questi servizi dovranno essere modificati o modificati al fine di richiedere tutte le detrazioni fiscali e soddisfare i requisiti IRS allo stesso tempo.

Perché tutto è più costoso mentre sei in viaggio, è necessario tenere traccia di ogni centesimo speso mentre si è in viaggio d'affari, anche per spese "personali" e anche quando le ricevute sono andate perse, smarrite o sono altrimenti non disponibili, ad esempio con suggerimenti. Dopo tutto, al momento dell'imposta, anche queste spese possono essere deducibili.

Consigli fiscali per i viaggiatori d'affari per massimizzare le detrazioni

Tieni a mente questi suggerimenti fiscali mentre monitora le spese di viaggio business:

• Conserva sempre le tue ricevute! Potrebbe essere impossibile conservare ogni ricevuta o persino ottenere una ricevuta per ogni singola spesa. L'IRS lo sa e ha implementato politiche per aiutare i contribuenti con questo. Tuttavia, anche se alcuni potrebbero dirti che le ricevute non sono richieste per spese inferiori a $ 75, non farti ingannare. In questi casi, potrebbe essere richiesto un registro. La migliore politica è di mantenere ogni ricevuta possibile.
• Mantenere sempre un registro delle spese rimborsate. Le politiche di rimborso delle società sono classificate in base alle varie linee guida IRS e agli importi effettivi comunicati all'IRS. Anche se sei rimborsato, potresti comunque beneficiare di detrazioni fiscali.

• Accedi ai luoghi reali in cui viaggi. Potresti avere il diritto di detrarre importi "standard" per articoli quali pasti e spese accessorie in base al luogo in cui viaggi. In molti casi, questi importi standard possono essere superiori a quanto effettivamente speso.
• Dedurre alcune spese personali mentre sei in viaggio. Ma fai attenzione in questo settore. L'IRS sa che stai incorre in spese di soggiorno aggiuntive durante il viaggio che non avresti dovuto sostenere se avessi lavorato da casa. Ovviamente, più "personali" sono questi articoli e più grande è l'importo in dollari, più saranno soggetti a controllo. Non vorrai acquistare una nuova auto durante il viaggio e chiamarla "spesa aggiuntiva per la vita" durante i viaggi di lavoro, ma molte spese di soggiorno personali o ricorrenti durante il viaggio, telefoni cellulari, intrattenimento, prodotti per l'igiene e over-the- i farmaci da banco, solo per citarne alcuni, possono essere detratti. Ancora una volta, è necessario applicare limiti ragionevoli e la documentazione è ancora necessaria.

Tieni a mente queste linee guida di base mentre ti avvicini a un nuovo anno di viaggi d'affari e tu e il tuo consulente fiscale sarete sulla buona strada per rivendicare, dedurre e difendere legittimamente le vostre legittime spese di viaggio.